In Zeiten der Pandemie berichtet ein Kollege aus seinen Erfahrungen mit einem virtuell durchgeführten Projekt.
Rechner auf, das Kanban-Board gecheckt, ab ins Stand-Up. Was heute so selbstverständlich klingt, war es im Frühjahr 2020 lange nicht. Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen. Im Mai 2020 startete in der TeamBank ein Projekt, das sich mit der Optimierung ausgewählter Risikodatenerstellungsprozesse beschäftigt hat. Während die Planungsphase bis dahin bereits abgeschlossen war, fiel die Projektdurchführung vollständig in die virtuelle Arbeitswelt, die von Videokonferenzen anstelle persönlicher Besprechungen geprägt ist. Wir haben Markus Dossler, Projektleiter, nach seinen Schlüsselerlebnissen und auch Learnings gefragt:
Ich habe viele Jahre Projekterfahrung hinter mir. Hätte mir zu Beginn der Planung jemand gesagt, dass wir das Projekt nur remote in virtueller Zusammenarbeit durchführen können, hätte ich es wohl mit dem Argument der fehlenden Realisierbarkeit beendet. Die Notwendigkeit zur Durchführung sowie die Vermutung, dass dies nur eine temporäre Phase sei, haben im Mai 2020 dann schließlich trotz aller Umstände zum Projektstart geführt. Ich erinnere mich noch, dass ich im Kick-Off meinen Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeitern erzählte, dass wir zunächst remote starten und sobald möglich in den Präsenzmodus übergehen. Daraus wurde aber nichts. Die gesamte Projektlaufzeit von elf Monaten war letztendlich nur durch zwei dreitägige Präsenzphasen geprägt.
Was hat euch dabei am meisten geholfen?
Die Führung eines Kanban-Boards, regelmäßige Stand-Up-Meetings, fachlich detaillierte Abstimmungen, Sitzungen des Review Boards, kurzum die gesamte Projektarbeit wurde in Videokonferenzräume verlegt. Zugute kam uns, dass wir als Bank schon alle technischen Möglichkeiten hatten. Aber es ist mehr als Technik. Zu Beginn der Zusammenarbeit vereinbarte Werte und Regeln haben uns dabei sicherlich geholfen. Zum Beispiel: Klare Vertretungsregelungen, aber auch mehr Selbstverantwortung, wir wollten es einfach machen. Die bewusst schlank gehaltene Führungsstruktur des Projekts mit einem nur dreiköpfigen Kernteam und kurzen Entscheidungswegen reduzierte dabei bereits von vornherein den Abstimmungsbedarf. Unsere Retros und auch einmal eine gemeinsame virtuelle Feierabendlimo halfen uns uns als Team nicht zu verlieren und in den fachlichen Terminen stringent und fokussiert zu sein.
Projektarbeit remote – ein Erfolgsmodell!
Mit dem Projektabschluss im März 2021 können wir resümieren: Wir haben das Projekt innerhalb des vorgegebenen Rahmens erfolgreich abgeschlossen. Im Ergebnis haben wir die Dauer für die Erstellung von Risikokennzahlen verkürzt und die Architektur zukunftsfähig ausgerichtet. Die Zusammenarbeit remote hat auch mit externen Dienstleistern und neuen Kolleginnen und Kollegen, die ich noch nicht kannte, gut funktioniert. Was wir anfangs nicht für möglich gehalten hatten, hat dennoch geklappt. Gerade die Lerneffekte, die wir daraus generiert haben, bringen uns gesamthaft weiter. Natürlich ist der persönliche Kontakt immer schöner und durch nicht zu ersetzen und umso mehr freuen wir uns jetzt – wo die Inzidenzen niedriger sind – zumindest unseren kleinen Projektabschluss zu feiern.